Шукаємо фасилітатора/-ку фінансових стратегічних сесій

Організація: ГО «Молодіжна агенція з адвокації ромської культури «АРКА»
Формат роботи: онлайн / офлайн / гібридний
Тип залучення: консультаційні послуги

Про організацію

ГО «Молодіжна агенція з адвокації ромської культури «АРКА» — ромська молодіжна громадська організація, що працює в Україні з 2018 року.

АРКА працює у сферах захисту прав людини, розвитку громадянської участі та посилення спроможності ромської молоді й ромських громад. Організація протидіє антициганізму, дискримінації, стереотипам та мові ворожнечі через освітню, адвокаційну, дослідницьку та інформаційну діяльність, сприяє збереженню ромської історії та культурної спадщини, розвитку міжкультурного діалогу та участі ромів у суспільному житті України.

У межах затвердженого плану організаційного розвитку АРКА передбачено фінансову стратегічну сесію, спрямовану на запровадження базових систем фінансового управління та підтримку мобілізації ресурсів.

Мета залучення фасилітатора/ки

Метою залучення фасилітатора/ки є підготовка та проведення фінансової стратегічної сесії для ГО «АРКА», за результатами якої організація визначить практичні кроки для запровадження базових систем фінансового управління, зокрема фінансового планування, бюджетування, прогнозування, погодження та документування фінансових процесів, а також визначить підхід до мобілізації ресурсів.

Фасилітатор/ка має забезпечити структурований процес, результатом якого є погоджені рішення, відповідальні особи та строки виконання до грудня 2026 року.

Основні завдання

У межах технічного завдання фасилітатор/ка має виконати такі завдання:

Підготовчий етап

Ознайомитися з наданими АРКА матеріалами, що стосуються фінансового управління, бюджетування, фінансування та мобілізації ресурсів.

Провести попередню консультацію з керівництвом та ключовими працівниками АРКА для визначення питань фінансового управління, які мають бути опрацьовані під час сесії.

Проаналізувати надані внутрішні документи та матеріали, необхідні для підготовки фінансової стратегічної сесії.

Спільно з представниками АРКА визначити пріоритети та конкретні результати, які мають бути сформовані під час сесії.

Розробити програму та методологію фінансової стратегічної сесії з фокусом на практичні рішення та подальші дії до грудня 2026 року.

Проведення стратегічних сесій

Підготувати та провести погоджену з АРКА фінансову стратегічну сесію / сесії, необхідні для досягнення результатів, визначених цим ТЗ.

Забезпечити участь керівництва, Project Manager, Accountant, Resource Mobilization Consultant та інших відповідних працівників АРКА.

Фасилітувати аналіз поточного стану фінансового управління, бюджетування, прогнозування, фінансової документації та процесів погодження.

Допомогти команді визначити практичні кроки для запровадження базових систем фінансового управління до грудня 2026 року.

Ключові питання стратегічних сесій

У межах фінансової стратегічної сесії мають бути опрацьовані такі питання:

• поточний стан фінансового управління та ключові прогалини;

• структура та принципи організаційного бюджету на 2027 рік;

• підхід до розроблення Financial Manual та основних фінансових процедур;

• базові процедури фінансового прогнозування;

• процеси погодження та документування фінансових операцій;

• ролі та відповідальність Project Manager, Accountant, Resource Mobilization Consultant та інших працівників у фінансових процесах;

• підхід до орієнтації працівників і практичного застосування фінансових процедур;

• пілотне застосування нових фінансових систем і процедур;

• фінансова стійкість та диверсифікація джерел фінансування;

• пріоритети мобілізації ресурсів;

• підхід до формування грантового pipeline на 2027–2028 роки та підготовки грантових заявок;

• зв’язок між організаційними/програмними пріоритетами та мобілізацією ресурсів;

• ризики фінансового управління та способи їх мінімізації;

• визначення коротко-, середньо- та довгострокових пріоритетів розвитку;

• формування конкретних наступних кроків, відповідальних осіб та орієнтовних строків реалізації.

Перелік питань може бути уточнений за результатами підготовчої консультації, але має охоплювати всі заходи, передбачені затвердженим планом організаційного розвитку АРКА.

Очікувані результати стратегічних сесій

За результатами роботи очікується, що команда ГО «АРКА»:

• матиме спільне розуміння ключових прогалин у фінансовому управлінні та необхідних змін;

• узгодить підхід до розроблення та впровадження Financial Manual;

• узгодить підхід до розроблення організаційного бюджету на 2027 рік та базового бюджетного шаблону;

• визначить базові процедури фінансового прогнозування, погодження та документування;

• визначить підхід до орієнтації працівників і пілотного застосування нових фінансових систем;

• визначить принципи фінансової стійкості та диверсифікації ресурсів;

• узгодить пріоритети мобілізації ресурсів, грантовий pipeline та підхід до підготовки грантових заявок на 2027–2028 роки;

• визначить ролі та відповідальність працівників і необхідну підтримку Plan International для реалізації погоджених заходів;

• сформує конкретний план дій із відповідальними особами та строками, який забезпечує завершення передбачених заходів до грудня 2026 року.

Очікувані продукти / Deliverables

Фасилітатор/ка має забезпечити такі результати:

1. План та методологія стратегічних сесій

Короткий документ із цілями, структурою, методологією та очікуваними результатами фінансової стратегічної сесії.

2. Проведення стратегічних сесій

Підготовка та фасилітація погодженої кількості фінансових стратегічних сесій, необхідних для досягнення результатів цього ТЗ.

3. Документування результатів

Після кожної сесії — коротке структуроване резюме погоджених рішень, дій, відповідальних осіб та строків.

4. Підсумковий документ

За результатами процесу мають бути підготовлені наступні документи або узгоджені такі процеси:

• погоджені ключові зміни у фінансовому управлінні;

• розробка Financial Manual (Фінансової політики);

• підхід до організаційного бюджету на 2027 рік 

• розробка бюджетного шаблону;

• базові процедури фінансового прогнозування, погодження та документування;

• підхід до орієнтації працівників та пілотного застосування нових систем;

• пріоритети фінансової стійкості, диверсифікації та мобілізації ресурсів;

• відповідальних осіб за реалізацію погоджених заходів;

• строки виконання, з завершенням передбачених заходів до грудня 2026 року.

Методологічний підхід

Фасилітатор/ка пропонує методологію з урахуванням фінансових потреб АРКА та затвердженого плану організаційного розвитку.

Методологія має бути практичною та орієнтованою на погодження конкретних дій, відповідальних осіб і строків.

Результати обговорення мають бути переведені у конкретні документи і доопрацьовані до 10 грудня 2026 року.

Роль фасилітатора/ки

Фасилітатор/ка не приймає стратегічні рішення замість організації та не визначає самостійно її стратегічні пріоритети.

Його/її роль полягає у створенні та веденні структурованого процесу, який допоможе команді ГО «АРКА» проаналізувати ситуацію, сформулювати спільне бачення, визначити пріоритети та досягти домовленостей щодо подальших дій.

За необхідності фасилітатор/ка може надати експертні рекомендації щодо організаційного розвитку, фінансового планування та фінансової стійкості. 

Вимоги до фасилітатора/ки

Очікується:

• підтверджений досвід фасилітації фінансових, стратегічних та організаційних сесій;

• досвід роботи з громадськими та/або благодійними організаціями;

• розуміння процесів стратегічного та організаційного планування;

• досвід роботи з питаннями фінансового управління та фінансової стійкості;

• навички роботи з командами та фасилітації групових процесів;

• здатність структурувати складні дискусії та переводити їх у конкретні рішення;

• досвід розробки стратегічних або операційних планів буде перевагою;

• досвід роботи з організаціями, що працюють у сфері прав людини, розвитку громадянського суспільства, молодіжної політики та/або національних меншин, буде перевагою;

• вільне володіння українською мовою.

Формат та тривалість роботи

Фінансова стратегічна сесія / сесії мають бути проведені, а всі передбачені цим ТЗ результати — передані АРКА до 10 грудня 2026 року.

Сесії можуть проводитися онлайн, офлайн або у гібридному форматі.

До загального обсягу роботи входять:

• підготовчі консультації;

• аналіз матеріалів;

• розробка методології та програми;

• підготовка фасилітаційних матеріалів;

• проведення стратегічних сесій;

• документування результатів;

• підготовка документів.

Координація та приймання результатів

Фасилітатор/ка працює у координації з визначеною відповідальною особою від ГО «АРКА».

План та методологія проведення сесій попередньо погоджуються з організацією.

Результат роботи вважається виконаним після проведення погодженої кількості сесій та передачі АРКА фінального документа із зафіксованими рішеннями, відповідальними особами та строками виконання до 10 грудня 2026 року.

Ключовий принцип

Стратегічні сесії мають завершитися не лише загальним баченням розвитку організації, а конкретними та реалістичними рішеннями у вигляді документів та задокументованих рішень і все це має бути передано ГО «АРКА» до 10 грудня 2026 року.